کار زیاد و خروجی نامطلوب

کار زیاد و خروجی نامطلوب:

بهره وری به زبان ساده، یعنی : خروجی یک سیستمتقسیم برمقدار ورودی در آن سیستم
به عنوان مثال، یک ماشین قالب سازی با بهره وریِ برابر با یک، یعنی تمام حجم پلاستیک را بدون پِرت و ضایعات میتواند تبدیل به محصول کند و یا در مورد انسان، یک انسان با بهره وری صد درصد، یعنی فردی که حتی یک ثانیه هم وقت تلف شده ندارد.
اما آیا چنین چیزی در این دنیا با عدم قطعیت بالا، شدنی می باشد؟
پاسخ روشن می باشد در دنیای واقعی چیزی به نام  بهره وری 100% نداریم.بهترین دستگاه ها، ماشین ها و حتی کارمندها، بهره وری نزدیک به 100% دارند، اما هنوز 100% نشده اند.در سازمان ها و محل کار شما نیز همینطور می باشد؛ سال هاست یا ورود تکنولوژی فراگیر و عام پسند در میان مردم و گسترش راه های ارتباطی توهمی به نام بهره وری در بین سازمان ها و شرکت ها بوجود آمده که فکر میکنند، به کمک تکنولوژی بهره وری شان افزایش پیدا کرده و میتوانند کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهند.درحالی که طی تحقیقاتی که دولت آمریکا انجام داد، متوجه شدند با وجود اینکه شرکت های برتر در زمینه تکنولوژی دنیا در آمریکا قرار دارند، اما تکنولوژی بر خلاف فکر عموم، تنها 1% تا 2% توانسته بهره وری کل سازمان را افزایش دهد.این یعنی فاجعه ای که از آن غافل هستیم.شرکتی که هزینه زیادی برای اینترنت، نرم افزارهای حسابداری، نرم افزارها مدیریتی و … هزینه میکند، به معنی حقیقی کلمه نتوانسته بهره وری را افزایش دهد.
اما چرا اینطور شد؟
همه چیز از یک سری تحقیقات انجام شد.شرکت VoloMetrix وابسته به Microsoft داوطلبانه خواستار سنجش نرخ بهره وری سازمان و کارکنان مجموعه اش شد.
محققین این به مدت یک سال، تمام کارهای کارکنان این مجموعه را زیر نظر داشتند و با جزییات قابل تشخیص برای طبقه بندی فعالیت ها ثبت کردند. سپس به تیم ها و عملکرد قسمت های مختلف پرداختند و تمام جزییات مربوطه را ثبت کردند و سرانجام بهره وری کل سازمان را مورد سنجش قرار دادند و آنها را ثبت کردند.
این تیم، هدف اصلی اش این بود که از پایین ترین لایه سازمان که کارمند آن سازمان است، بخواهد بهره وری را مورد سنجش قرار دهد تا بالاترین لایه اصلی که خود سازمان می باشد.به شکل عجیبی، تحقیقات و جزییات ثبت شده کارکنان این سازمان قابل قبول و مثبت بود؛ تمام کارکنان و کارمندان به شدت مشغول بودند و هیچ زمان اضافه ای را به وقت تلف کردن نمی پرداختند.
گروه ها و بخش های مختلف در طول هفته جلسات زیادی داشتند و اهداف را یکی پس از دیگری فتح میکردند و در کل در یک هفته بیش از 2 میلیون ساعت کار انجام میشد.این عدد واقعا بزرگی بود.محققین این سازمان شوکه شدند… این ساعات کاری حتی بیشتر از چیزی بود که مدیران این سازمان انتظار داشتند کارمندان کار کنند؛ اما، در حقیقت این عدد زیبا، هیچ سرنخی از میزان کار واقعی کارمندان نمیداد.
مدیران این شرکت اما سوال جالبی داشتند :
ساعات کاری زیاد و پرکاری کارمندان ملاک نمی باشد.به ما بگویید چقدر درآمد حاصل شرکت میشود؟
هنگامی که محققین پاسخ این سوال را به مدیران شرکت VoloMetrix دادند، آنها به شدت تعجب کردند.زیرا نرخ بهره وری کل شرکت بسیار کمتر از چیزی بود که مدیران تصور میکردند.بیش از 50% هنگامی که کارمندان فعالیت میکردند،هیچ سودی برای شرکت حاصل نمیشد !
چه اتفاقی افتاد؟
تمام کارمندان حتی یک ساعت زمان تلف شده نداشتن و به شدت مشغول کار بودند و از تمام امکانات تکنولوژیک مانند ایمیل و چت آنلاین و … استفاده میکردند و حتی قسمت های مختلف به کمک همدیگر اهداف تعیین شده را بدست می آوردند؛
آیا بیش از نیمی از این فعالیت ها بیهوده بود؟
بله حقیقتی که از این تحقیقات بدست آمد بدین شرح است :
بیشتر کارمندان و کارکنان شرکت ها به خوبی کار میکنند، فعالیت مثبت انجام میدهند و کارهایی که به آنها داده میشود را انجام میدهند.در حقیقت، از نظر فردی آنها بهره وری بالایی دارند؛ اما از نظر سازمانی، بهره وری آنها به شدت افت میکند و حتی منفی میشود.
-نتیجه گیری شماره 1  – بهره وری افراد، نسبت مستقیمی با بهره وری سازمان نداردکارکنان یک سازمان شاید بهره وری بالایی داشته باشند اما لزومی ندارد کل سازمان بهره وری بالایی داشته باشد.
-نتیجه گیری شماره 2 – کاغذبازی و فعالیت های بین فردی یک سازمان بهره وری سازمان را کام می کنند.این یعنی، افراد با تیپ های شخصیتی مختلف هنگامی که در یک گروه صحیح مشغول به کار نیستند، در حقیقت در حال تلف کردن وقت خودشان هستند، اما به ظاهر کار و تلاش میکنند.

چطور میتوان بهره وری یک سازمان را زیاد کرد؟

اولین کار مهم میزان تعامل کارکنان با همدیگر را بتوانید مدیریت نمایید:

به عنوان مثال، جلسات کاری را به حداقل برسانید.
واسطه بین افراد در تعامل را حذف نمایید و راه های ارتباطی را آسان تر و بیشتر کنید.

دومین کار مهمتکنولوژی های واسطه را تا اندازه ممکن کاهش دهید:

این نتیجه جالبی بود که این تیم تحقیقاتی بدست آورد که با کم کردن  وسیله های ارتباطی آنلاین مثل ایمیل و استفاده از تلفن یا ملاقات حضوری (در صورت نزدیک به هم بودن کارکنان) بهره وری کل سازمان افزایش یافت درحالی که بهره وری کارکنان نیز تغییر نکرد.به عنوان مثال در شرکت فیسبوک، هر روز صبح کارکنان در جلسه حضوری باهمدیگر راجع به کارهای همان روز صحبت میکنند به جای اینکه برای همدیگر ایمیل یا پیغام الکترونیکی ارسال نمایند.اینکار سبب میشود منظور همدیگر را سریع‌تر و بهتر متوجه شوند و بتوانند سریع‌تر وظایف مربوطه را انجام دهند.

سومین مهم ترین کارمشخص کردن کارهایی که برای سازمان ارزش‌آفرین می باشند:

شما به عنوان مدیر بخش یا سازمان تان، باید به خوبی تمام کارهایی که موجب میشوند سازمان شما پیشرفت بکند و سیر صعودی داشته باشد را شناسایی و مشخص کنید و سپس کارمندان تان را مجاب نمایید ابتدا این کارها را به اتمام برسانند.
این مورد، برای کارهای فنی و صنعتی کاملا مشهود و قابل درک می باشد.برای مثال در کارخانه تولید صندلی، کارگر میداند کاری که سبب ارزش آفرینی در این کارخانه میشود، تولید شدن صندلی است و تمام تلاش اش را میکند تا صندلی های بیشتری تولید شود.
اما بیشتر شرکت های امروزی دانش بنیان هستند؛  نیاز به تعامل انسانی دارند.مثلا یک شرکت طراحی وبسایت، به یک سری کارگر با سطح دانش پایین که بتوانند یک سایت تولید کنند احتیاجندارد، بلکه به مجموعه ای از دانش ها که با افراد مختلفی قابل دستیابی می باشد نیاز داردو یا برای خلق و پیشبرد یک کسب و کار تحت وب مثل فیسبوک، به برنامه نویس و گرافیست و استراتژیست و … نیازمی باشد و اینجاست که متوجه موضوع مهم میشویم : برنامه نویس و گرافیست هم برای خلق یک سایت،احتیاج به تعامل با همدیگر دارند.

نتیجه:

اگر صاحب شرکت یا سازمانی می باشید که محصولات شما دانش بنیان هستند و محصولات عینی و فیزیکی نیستند، شما احتیاج دارید نه فقط بهره وری کارکنان بلکه بهره وری کل سازمان تان را هرچندوقت یک بار بسنجیدو سپس بهره وری کل سازمان تان را با کارهایی که گفته شد سعی کنید افزایش داده و نقش تکنولوژی را تا حد امکان در تعاملات بین فردی سازمان تان کم نمایید. به همین سادگی.

جدیدترین و کامل ترین مطالب پزشکی را ازما بخواهید.

کندوطب;رسانه ی سلامت

www.kandooteb.com

این پست توصیه می شود

نظرات